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上海市人民政府办公厅关于转发市档案局制订的《上海市“一网通办”电子档案管理暂行办法》的通知
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沪府办发〔2018〕36号

上海市人民政府办公厅关于转发市档案局制订的《上海市“一网通办”电子档案管理暂行办法》的通知

各区人民政府,市政府各委、办、局:

  市档案局制订的《上海市“一网通办”电子档案管理暂行办法》已经市政府同意,现转发给你们,请认真按照执行。

  上海市人民政府办公厅

  2018年10月30日

上海市“一网通办”电子档案管理暂行办法

  第一章 总则

  第一条(目的依据)

  为推进政务服务“一网通办”,规范本市电子档案管理,确保电子档案真实完整、安全可靠、长期可用,根据有关法律、法规和《上海市公共数据和一网通办管理办法》,制订本办法。

  第二条(适用范围)

  本办法适用于本市各级行政机关、履行公共管理和服务职能的事业单位(以下统称“公共管理和服务机构”)在政务服务“一网通办”中直接形成、具有保存价值的各种类型的电子档案管理。涉及国家秘密的电子档案管理,按照有关保密法律、法规的规定执行。

  第三条(管理原则)

  “一网通办”电子档案是公共管理和服务机构依法履行职能的重要凭证,是国家档案信息资源的重要组成部分,其管理遵循以下基本原则:

  (一)统筹规划。将电子档案管理纳入本市政务服务“一网通办”工作总体规划,实行统一规划、统一标准、统一流程。

  (二)全程管理。根据电子档案的特点和管理要求,建立严密、完整的管控体系,对政务服务“一网通办”中应归档电子文件的收集与采集、归档与整理、保存与利用、移交与接收等,实行全程管理。

  (三)方便利用。充分发挥电子档案高效、便捷的优势,实现政务服务“一网通办”中电子档案分层次、分类别、按需求、按权限的共享利用。

  (四)确保安全。严格按照有关法律法规的要求,采取有效的技术手段和管理措施,确保电子档案的真实、完整、可用、安全。

  第四条(概念界定)

  本办法所称的电子文件,是指公共管理和服务机构在履行其法定职责或处理事务过程中,通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的数字格式的各种信息记录。

  本办法所称的电子档案,是指具有凭证、查考和保存价值并归档保存的电子文件。

  第五条(职责分工)

  市、区档案行政管理部门依照管理职责,负责管辖范围的政务服务“一网通办”中电子档案管理的监督和指导。

  公共管理和服务机构承担“一网通办”电子档案管理的主体责任,应指定专人负责电子档案管理,确保电子档案真实、完整、可用、安全。市大数据中心在市档案局的业务指导下,建设和完善“一网通办”在线政务服务平台电子档案管理系统。

  市、区国家综合档案馆应按照相关规定,开展电子档案接收工作,促进电子档案规范接收、长久保存和共享利用。

  第六条(系统功能)

  “一网通办”在线政务服务平台以及公共管理和服务机构政务服务业务系统应按照《电子文件管理系统通用功能要求》(GB/T29194-2012)、《电子文件管理系统建设指南》(GB/T31914-2015)、《电子档案管理系统基本功能规定》等标准规定,建设和完善电子档案管理基本功能。

  (一)收集与采集功能。能以自动或半自动方式,完整收集形成于不同职能部门的各类应归档电子文件、采集必要元数据,实现电子文件的内容数据、元数据、目录数据、各组件的自动关联。

  (二)归档与整理功能。内置电子档案分类方案、档号规则、归档范围与保管期限表、元数据方案等,具备归档电子文件的自动归类、排序、命名、编号、编目、著录和格式转换等功能,并按照国家和本市有关规定,生成归档数据包,或向归档接口推送归档数据。

  (三)保存与利用功能。支持数字档案信息和存储介质的长期保存,具备电子档案及其数据库在线存储、离线存储、备份与恢复功能。具备电子档案的检索、筛选、输出和利用登记功能,支持在线申请、审批、阅览、授权下载与打印。

  (四)移交与接收功能。支持不同门类电子档案及其元数据向档案馆移交,按照国家和本市有关规定生成移交数据包,或向电子档案接收平台推送移交数据,并具备规范格式的电子档案在线接收和离线接收功能。

  第七条(法律效力)

 

 
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